Платформите за съвместна работа като M365 предлагат ненадминато удобство. Милиони екипи разчитат на тях, за да споделят бързо документи с колеги, клиенти и бизнес партньори. Когато обаче споделянето е толкова лесно, сигурността на данните става много по-трудна задача.

Споделянето в облака е толкова неразделна част от модерното работно място, че е трудно да си представим как офисите са функционирали без него. Пускане на файлове в индивидуални чатове. Електронни таблици, които живеят в каналите на Teams, за да може всеки да вижда най-новите данни. Качване на проектни папки в SharePoint и изпращане на връзки за покана.

Но въпреки че споделянето в облака революционизира офис живота, дистанционната работа и съвместната работа на далечни разстояния, съществува и негативна страна.

С експлозивната употреба на облачни платформи през последните години, видимостта върху споделянето изостава все повече. Много организации вече нямат никаква представа с кого техните потребители споделят потенциално чувствителна информация.

Споделянето се развива бързо. Как сигурността да поддържа същото темпо

Неуправляваното споделяне в облака е шокиращо чест проблем в корпоративните среди. Навсякъде, където организациите използват Microsoft 365 за споделяне на достъп, екипите по сигурност се борят да идентифицират и ограничат проблематичния достъп в облака.

В проучване на Wire 61% от ръководителите по сигурността съобщават, че достъпът до споделени файлове често остава активен по-дълго от предвиденото. Над една трета признават за трудности дори при установяването на това кой има достъп до чувствителни споделени файлове.

Един фактор, който прави споделянето в облака трудно за оценяване от гледна точка на сигурността, е това колко силно зависи от контекста използването на функциите за споделяне. Служителите споделят файлове с конкретна цел — било то да се координират с колега или да получат одобрение от клиент за макет на дизайн.

Проблемът е, че споделеният достъп често надживява или надхвърля първоначалната си цел: фрийлансър може да бъде премахнат от проект, но никога да не бъде премахнат от папката на проекта в SharePoint. Членовете могат да поканят нови потребители в канал в Teams, забравяйки, че те ще получат достъп до всеки файл, съдържащ се в него.

Силно контекстуалният характер на споделянето в облака означава, че единственият начин да се разбере със сигурност дали споделеният достъп все още е необходим, е да се попита лицето, което първоначално го е предоставило. Прегледите на достъпа са съществена защита, а включването на собствениците на файлове или канали в процеса на преглед води до по-бързи и по-точни одити.

Предизвикателството е как този процес да се внедри с наличните инструменти на платформата.

Проблемът с вградените инструменти за управление

Липсата на контрол върху споделените данни представлява нарастващ и често подценяван риск за сигурността в корпоративна среда. В същото време едва ли можете да обвинявате екипите, че използват пълноценно функциите за споделяне — централният стълб, около който са изградени облачните пакети. Проблемът с неуправляваното споделяне в облака не е толкова в поведението на потребителите, колкото в недостатъчните функции за управление, вградени в Microsoft 365.

Microsoft 365 предоставя две опции за отчитане, които предлагат видимост върху споделените данни, но и двете идват с сериозни ограничения.

Можете да генерирате глобален отчет за връзките за споделяне чрез SharePoint Advanced Management, но той ви казва само кои сайтове са имали най-много нови връзки, създадени през последните 28 дни. Сам по себе си този брой не ви дава достатъчно контекст, за да направите полезни изводи. Големият брой нови връзки би могъл да сочи към злоупотреба или einfach да се дължи на проект с външно участие, като например въвеждане на нов доставчик.

По същия начин можете да създавате отчети за споделяне на ниво сайт, за да получите CSV таблица, показваща всеки споделен файл в даден сайт и всеки, който има достъп до него. Изпълнението на този отчет за всеки SharePoint и OneDrive във вашата организация обаче отнема изключително много време. Времеемко е и ръчното пресяване на тези файлове за идентифициране на проблематично споделяне.

В крайна сметка и двете опции за отчитане изискват от вас да свършите по-голямата част от работата — било то сглобяване на отчети на ниво сайт в цялостна картина или разследване на скока във връзките за споделяне, който сте видели в глобалния отчет за активността.

Това, което липсва в Microsoft 365, е централизирано табло за управление на достъпа, което ви дава пълната картина без цялото това допълнително усилие – позволявайки ви да мащабирате изгледа в движение. Именно тук специализираните решения за управление на идентичността и достъпа (Identity & Access Governance) като tenfold преодоляват липсата на видимост, оставена от наличните инструменти за отчитане.

No-Code IGA за Microsoft Cloud и On-Premises

Автоматизирайте процесите по назначаване и напускане на служители, оптимизирайте прегледите на достъпа и спазвайте съответствието – без сложност или персонализирани скриптове.

С набор от готови за употреба плъгини tenfold осигурява безпроблемна интеграция за Microsoft Cloud и локални (on-prem) среди.

tenfold: Пълна видимост и централно управление за споделени файлове

Като част от дълбоката си интеграция с екосистемата на Microsoft cloud и on-prem, tenfold предлага специализирани инструменти за отчитане, които осигуряват пълна видимост върху споделените файлове в Teams, OneDrive и SharePoint. Две изключителни функции поставят управлението на споделено съдържание на tenfold пред останалите IGA платформи:

  • Централно разбиване на цялото споделено съдържание, което ви дава както обобщени анализи на високо ниво, така и подробности на ниво обект на едно място. Филтрирайте по приложение, потребител, сайт или друго, за да идентифицирате бързо проблемите. Забележителните подробности, като например файлове, споделени извън техния екип или канал, са маркирани с икони, за да се разграничат ясно потенциалните проблеми.
  • Оптимизиран процес за преглед на достъпа до споделено съдържание, подканващ собствениците на данни да проверят и потвърдят кой има достъп до файловете, които са споделили. Всеки проверяващ получава персонализирано табло за преглед на споделените елементи и лицата, които в момента имат достъп до тях. Това позволява на проверяващите бързо да потвърдят или отменят достъпа, което улеснява делегирането на процеса по преглед дори на потребители извън ИТ ролите.

С задълбочена видимост върху споделянето в облака и ефективен процес за преглед, който предотвратява споделеният достъп да надживее първоначалната си цел, tenfold ви позволява да използвате пълноценно функциите за съвместна работа в облака, без да излагате данните си на риск.

Върнете си контрола върху споделените файлове с водещото no-code IGA решение. Резервирайте персонална демонстрация с нашия екип, за да научите повече.

Спонсорирано и написано от tenfold Software.